पुस्तकालयमा बजेट योजना

बजेट भनेको कुनै एक संस्थाको लागि व्यवस्थित रूपमा तयार गरिएको आयव्ययको अनुमानित विवरण हो जुन आयव्ययले सो संस्थालाई नियमित रूपमा संचालन गर्ने आधार निर्धारण गर्दछ । उक्त आधारले नै संघसंस्था वा कार्यालयको उद्देश्य प्राप्तिमा सहजता ल्याउँछ । त्यसैले संस्थाको उद्देश्य प्राप्ति तथा दैनिक कार्य सञ्चालनका लागि संस्था स्थापनासँगै आवश्यक बजेटको लागि योजना तर्जुमा गर्ने गरिन्छ ।

सामान्यतया बजेट एक बर्षको लागि तयार गरिन्छ । जसले संस्थामा आर्थिक नियन्त्रणका लागि औजारको रूपमा काम गर्दछ । जुन औजारले कार्य सञ्चालन हुनुभन्दा पहिला नै खर्चको आधारलाई नियन्त्रण गर्छ । जसबाट संस्थाको स्थापना तथा दिगो सञ्चालन लक्ष्य पूरा गर्न सम्भव हुन्छ । त्यसैले कुनै पनि संस्थाको बजेट योजना तर्जुमा गर्दा निश्चित अवधिमा विभिन्न शीर्षकमा गर्नुपर्ने खर्च र प्राप्त हुने आम्दानीको विश्लेषण हुन्छ ।

पुस्तकालय एक गैर–नाफामुखी संस्था हो जसको स्थापना वा दिगो सञ्चालनका लागि आम्दानीका स्रोत र खर्चका ठाउँहरूको पहिचान गरी बजेट योजना तर्जुमा गर्नु आवश्यक हुन्छ । कुनै पनि पुस्तकालयको स्थापनाको योजना तर्जुमा गर्दा मुख्य खर्चका शीर्षकहरू पुस्तक, पत्रपत्रिका साथै भवन, फर्निचर, कर्मचारीको तलब सेवा सुविधा तथा दैनिक सञ्चालनको खर्च आदिलाई ध्यानमा राख्नु पर्दछ ।

पुस्तकालयका आफ्नै आम्दानीका स्रोतहरू भनेको सदस्यता शुल्क, जरीवाना शुल्क तथा विशेष सेवा शुल्क आदि हुन् जसबाट अत्यन्त न्यून रकम आम्दानी हुन्छ । त्यसकारण, पुस्तकालयको दिगो सञ्चालनका लागि मातृसंस्था तथा अन्य संस्थाबाट प्राप्त हुन अनुदान रकमको स्रोतमा नै भर पर्नु पर्ने हुन्छ । त्यसैले पुस्तकालयमा विभिन्न स्रोतबाट प्राप्त हुने अनुमानित आम्दानी र खर्चको व्यवस्था गर्न विवरण तयार गर्ने कार्य नै पुस्तकालयको बजेट योजना हो ।

पुस्तकालयमा बजेट योजनाको आवश्यकता कुनै पनि पुस्तकालय स्थापना तथा भविष्यमा सुव्यवस्थित र दीगो रूपमा सञ्चालन गर्न आम्दानी र खर्चको कुशल समन्वयका लागि बजेटको निश्चित योजना तर्जुमा आवश्यक देखिन्छ ।
१. पुस्तकालयको एक निश्चित अवधिका लागि आम्दानी र खर्च सहितको अनुमानित आर्थिक विवरण प्रस्तुत गर्न । २. पुस्तकालयको वित्तिय नियन्त्रण संयन्त्रका लागि मापदण्ड निर्माण गर्न । ३. पुस्तकालयका समस्याहरूको पूर्वानुमान गरी भविष्यमा सुधारका लागि योजना तथा नीति नियम निर्माणको आधार तयार गर्न । ४. भविष्यका हुने कार्यक्रम र आवश्यक बजेटको बारेमा पुर्वजानकारी हुने भएकोले कर्मचारीहरूलाई काम गर्न प्रेरणा प्रदान गर्न । ५. पुस्तकालयको सेवा प्रभावकारी व्यवस्थापन, सञ्चालन तथा अभिलेखिकरण गर्न ।
६. उपलब्ध परिणामको मुल्याङ्कन गर्ने एक उपयुक्त उपकरणका रूपमा कार्य गर्न । आदि

पुस्तकालयमा बजेट योजना तर्जुमाका आधार
पुस्तकालयको लागि बजेट योजना तर्जुमा गर्दा पुस्तकालयको लक्ष्य, उद्देश्य र प्रकार अनुसार पुस्तकालय स्थापना गरी सञ्चालनको जिम्मेवारी लिने संस्था वा व्यक्तिले बजेटको योजना तर्जुमा गर्ने गरेको देखिन्छ । सामान्यताया पुस्तकालयका लागि बजेट योजना तर्जुमा गर्ने आधारहरू देहायबमोजिम रहेको पाइन्छ ।

१. व्यक्ति गणना विधि (Per-capital method) पुस्तकालयमा पुस्तक, पत्रपत्रिका, कर्मचारी तलब आदि खर्चका मुख्य स्रोतहरू हुन् । यिनै स्रोतहरूलाई आधार मानेर पाठकको प्रकृतिअनुसार प्रति पाठक हुन सक्ने खर्चको निश्चित अनुमानित दर निर्धारण गरिन्छ । प्रति पाठक हुनसक्ने अनुमानित खर्चका आधारमा सम्पूर्ण पाठक संख्याले उक्त रकमलाई गुणन गरी जम्मा रकम विनियोजन गरेको पाइन्छ । जस्तै भारतको कोठारी कमिसन (सन् १९६४–१९६६) ले कुनै विश्वविद्यालय तथा कलेज पुस्तकालयका लागि प्रति बर्ष प्रति विद्यार्थी रु. २५।– र प्राध्यापक तथा अनुसन्धानकर्ताका लागि रु. ३००।– छुट्याउनका लागि सिफारिस गरेको पाइन्छ । तर यो अनुपात अहिलेका अवस्थामा त्यति व्यावहारिक नभए तापनि यस्तै प्रकारले पाठक गणनाको आधारमा पुस्तकालयमा बजेट विनियोजन गर्नु बढी प्रभावकारी मानिन्छ ।

२. आनुपातिक विधि (Proportional method): यस विधि अनुसार पुस्तकालयको बजेट योजना तर्जमा गर्दा पुस्तकालयको मातृसंस्थाले आफ्नो जम्मा बजेटको पुस्तकालका लागि आवश्यक निश्चित प्रतिशत रकम विनियोजन गर्ने गर्दछन् । भारतको विश्वविद्यालय शिक्षा आयोगले विश्वविद्यालयको कुल बजेटको जम्मा बजेटको ६.५ देखि १० प्रतिशतसम्म पुस्तकालयका लागि खर्च गर्न सुझाव दिएको पाइन्छ । नेपालमा पुस्तकालय तथा सूचना राष्ट्रिय नीति २०६४ ले शैक्षिक संस्थाले आफ्नो कुल बजेटको ५ देखि १० प्रतिशतसम्म पुस्तकालय व्यवस्थापन तथा विकासको लागि बजेट विनियोजन गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ ।

पुस्तकालयको बजेट योजना तयार गर्दा ध्यान दिनु पर्ने कुराहरू पुस्तकालय नितान्त सेवामुखी संस्था भएकाले आम्दानीका स्रोतहरू सीमित हुन्छ भने अर्को कुरा पुस्तकालय बढ्दै जाने संस्था हो । त्यसैले कुनै पनि पुस्तकालयको बजेटको योजना तर्जुमा गर्दा पाठक संख्या, पुस्तकालयको वार्षिक कार्यक्रमहरू, उपलब्ध गराइने÷हुने सेवा सुविधा तथा आवश्यक स्रोत साधनलाई विशेष ध्यान दिनु पर्दछ । ती यसप्रकार हुन सक्छन् ।

१. पुस्तकालयमा नियमित तथा कहिलेकाहीँ आउन सक्ने कुल सम्भावित पाठकहरुको संख्या पूर्वानुमान गर्नुपर्ने । २. पुस्तकालय आउन सक्ने कुल सम्भावित पाठक संख्या र पुस्तकको अनुपात तयार गर्नुपर्ने । ३. पुस्तकालयले प्रदान गर्न सक्ने के–कस्तो पाठक सेवा सुविधा हुन सक्छ परिकल्पना गर्ने ।
४. पुस्तकालयमा भविष्यमा बढ्न सक्ने पाठक संख्या तथा ज्ञान सामग्रीलाई ख्याल गर्नु पर्ने । ५. पुस्तकालय तथा मातृसंस्थाको लक्ष्य, उद्देश्य अनुसार भविष्यमा थप हुन सक्ने कार्यक्रमहरु । आदि

पुस्तकालयमा आम्दानीका स्रोतहरुः पुस्तकालयको प्रकार अनुसार आम्दानीका स्रोतहरू पनि फरक–फरक हुन्छन । राष्ट्रिय पुस्तकालयका लागि सरकारले नै बजेट विनियोजन गर्दछ । त्यसैगरी सार्वजनिक पुस्तकालयका मुख्य आम्दानीको स्रोत भनेको सरकारका विभिन्न निकायबाट प्राप्त हुने अनुदान नै हो । समुदायको सक्रियतामा सञ्चालन हुने सामुदायिक पुस्तकालय चन्दा दान–दातव्य तथा मौसमी आधारमा सरकारले प्रदान गर्ने अनुदानमा नै भर पर्नुपर्ने हुन्छ । शैक्षिक संस्थाका पुस्तकालयहरू विद्यालय, कलेज तथा विश्वविद्यालयका पुस्तकालयहरू आम्दानीको स्रोत तथा खर्चका व्यवस्थापनको जिम्मा आफ्नो मातृसंस्थाको विनियोजित बजेट तथा विश्वविद्यालय अनुदान आयोगबाट प्राप्त हुन रकम हुनेछ । त्यसैगरी विशेष पुस्तकालयका लागि आफ्नो मातृसंस्थाले विनियोजन गरेको रकम नै मुख्य आम्दानीको स्रोत हो तथापि सामान्यता पुस्तकालयका आन्तरिक आम्दानीका स्रोतहरू देहायबमोजिम हुन सक्छ ।

१. सदस्यता शुल्क (Membership Fee) कतिपय पुस्तकालयमा प्रयोगका लागि निश्चित शुल्क तोकी सदस्यता पनि लिनुपर्ने प्रावधान राखिएको हुन्छ । जसमा साधारण सदस्यता, आजीवन सदस्यता, पाठक सदस्यता आदि प्रकारका सदस्यताको प्रावधान गरिएको हुन्छ । अधिकांश पुस्तकालयबाट पुस्तक इस्यु गरेर निश्चित समयका लागि घरमा लैजाने व्यवस्थाका लागि निश्चित शुल्क तिरी सदस्यता लिनुपर्ने अनिवार्य नै हुन्छ ।

२. चन्दा दान (Gifts/Donations): पुस्तकालय सेवामुखी संस्था भएकोले चन्दा दान दातव्यकै भरमा सञ्चालन हुनपर्ने वाध्यता रहन्छ । सरकार तथा विभिन्न संघसंस्थाबाट प्राप्त हुने अनुदान तथा व्यक्तिगत रूपमा प्राप्त हुने चन्दा दान नै अधिकांश पुस्तकालका मुख्य आम्दानीको स्रोतहरू रहेको पाइन्छ ।

३. विलम्ब शुल्क (Fines) पाठकहरूले पुस्तकालयको नियमानुसार निश्चित समयका लागि इस्यु गरेर घर लिएर गएको पुस्तक तोकिएको समयमा भन्दा विलम्ब गरी ल्याएमा जरिवाना स्वरूप पुस्तकालयले निश्चित शुल्क लिने गर्दछन ।

४. पुस्तकालय कर (Library tax) साधारणतया सामुदायिक पुस्तकालयको विकास र विस्तारमा आवश्यक बजेट व्यवस्थापन गर्नका लागि स्थानीय स्तरमा लगाइने करहरूमा पुस्तकालय विकास कर पनि समावेश गरी पुस्तकालयको आम्दानीको स्रोत जगेडा गर्न सक्छन् ।

५. अन्य आम्दानीका स्रोतहरूः पुस्तकालयले फोटोकपी सेवा, प्रकाशन बिक्रि शुल्कका साथै विभिन्न आयमुलक कार्यहरू जस्तै सटर भाडा, हल भाडा, अथिति आवास गृह, एफ.एम. रेडियो, मिल सञ्चालन, साक्षरता अभियान, सहकारी, स्वास्थ्य तथा कृषिसँग सम्बन्धित सहजिकरण कार्यक्रमबाट पनि आम्दानीका स्रोतहरू हुन सक्छन् ।

बजेट विनियोजनका विधिहरू ः पुस्तकालयका लागि सरकार वा मातृसंस्थाले एकमुष्ठ रूपमा रकम विनियोजन गरेको हुन्छ । उक्त विनियोजित रकम तथा पुस्तकालको आन्तरिक स्रोतबाट प्राप्त रकमलाई आधार मानेर आवश्यकता अनुसार आर्थिक बर्षको सुरुमा नै बजेट वाँडफाँँड गरिन्छ । मुख्यताय पुस्तकालयमा बजेट बाँडफाँड गर्ने विधि निम्नानुसार रहेको देखिन्छ ।

१. शीर्षक अनुसार बजेट विनियोजन (Line-by-line budget) पुस्तकलयले एक वर्ष भित्र गर्ने कार्यको लागि मुख्य मुख्य शीर्षकमा मात्र बजेटको बाँडफाँट गरिएको हुन्छ । जस्तो पुस्तक खरिद, फर्निचर खरिद, मसलन्द सामग्री, कर्मचारी तलव भत्ता आदि ।

२. कार्यक्रम बजेट (Program budget) पुस्तकालयले एक वर्षमा गर्ने कार्यक्रमहरू पहिले नै निश्चित गरी प्रत्येक कार्यक्रमका छुट्टाछुट्टै उपशीर्षकहरूमा बजेट विनियोजन गरिएको हुन्छ । जस्तै पुस्तकालय अभिमुखीकरण कार्यक्रमका लागि बजेट बनाउँदा आवश्यक पर्ने स्टेशनरी, खाजा, स्रोत व्यक्ति भत्ता, प्रकाशन आदि विभिन्न शीर्षकमा छुट्टाछुट्टै रकम विनियोजन गरिन्छ ।

३. परिणाममुखी बजेट (Performance budget) यो कार्यक्रम बजेट जस्तै हो तर विगतमा भएको कार्यक्रमको समिक्षा गरी कार्यक्रमको प्रभाबकारिता हेरी विगतमा भएको खर्चको आधारमा अर्को बर्षको लागि बजेट तर्जुमा गरिन्छ ।

४. योजना कार्यक्रम बजेट (Planning programming budget) यो बजेट विधिमा कार्यक्रम बजेट र परिणममुखी बजेटको राम्रो पक्षहरूलाई मात्र समेटिएको हुन्छ । पुस्तकालयले आफ्ना पाठकहरूलाई ज्ञानसामग्रीसाथ अन्य सेवा सुविधा उपलब्ध गराउने उद्देश्यले तर्जुमा गरिएका कार्यक्रमहरूका सबैभन्दा प्रभावकारी विकल्पहरूको विस्तृत रूपमा विश्लेषण गरी बजेट निर्माण गरिएको हुन्छ ।

५. शुन्यमा आधारित बजेट (Zero-based budget) योजना कार्यक्रम बजेटको अवधारणा जस्तै छ तर यो बजेट प्रणालीमा विगतमा भएको कार्यक्रमहरूको कुनै लेखाजोखा नगरी वर्तमानलाई मात्र जोड दिन्छ ।

अन्तमा, पुस्तकालयलाई आफ्नो निर्धारित लक्ष्य र उद्देश्यहरू प्राप्तका लागि विविध गतिविधिहरू सञ्चालन गर्नु पर्दछ । जुन गतिविधिहरू कार्यान्वयनका लागि बजेट नै प्रमुख आधारको रूपमा रहने भएकोले यसको व्यवस्थापनको प्रावधान अपरिहार्य हुन्छ । पुस्तकालयमा आम्दानीको स्रोतका आधार अत्यन्त न्यून हुने भएकाले पुस्तकालय सञ्चालनको योजना तर्जुमा गर्दा सम्बन्धित कार्यालय वा सरकाबाट प्राप्त हुने स्रोतलाई नै मुख्य आधार मान्नु पर्दछ । विभिन्न स्रोतबाट प्राप्त रकम विनियोजन गर्नका लागि प्रभावकारी बजेट विधिको छनोट गरी योजना कार्यान्वयनमा जानु वाञ्छनीय हुने छ ।

२०७८ माघ महिनाकाे पुस्तकालय अावाजमा पकाशित लेख ।